Secretarial & Support

Secretarial and support staff with the ability to communicate fluently in more than one language are not only essential in the contemporary commercial world, they are the lynchpin of many organisations. Whether your search is for a temporary or permanent team member, Euro London Appointments have the right network and an enviable reputation of attracting the best talent.

If your need is for a temporary receptionist or an executive PA, Euro London Appointments provides a reliable, service-driven approach to secretarial and support personnel provision.

 

  • Wir suchen aktuell für einen unserer Kunden aus der Investment-Branche eine/n: ASSISTANT (m/w/x) Wann? asap Wo? Frankfurt Dauer? 6 Monate mit Übernahmeoption   IHRE AUFGABEN:  Sie übernehmen die Betreuung von 1-2 Partnern fest und agieren ansonsten als Springer bei Krankheitsausfällen und ad hoc Aufgaben. Zu Ihren Tätigkeiten gehören u.a.: Terminkoordination Reisemanagement Reisekostenabrechnung Korrespondenz auf Deutsch / Englisch Annahme und Weiterleitung des Telefons Dokumentenbearbeitung Präsentationserstellung genereller administrativer Support IHRE FÄHIGKEITEN: mindestens 2-3 Jahre Erfahrung in der Assistenz oder einer ähnlichen administrativen Position Englisch & Deutsch fließend! sehr gute MS-Office Kenntnisse schnelle Auffassungsgabe, stressresistent, ausgeglichen, teamfähig DAS UNTERNEHMEN:  Eine internationale Firma aus dem Private Equity Bereich.  Bei Interesse senden Sie uns gerne Ihren CV, Ihr mögliches Eintrittsdatum,  Ihre Gehaltsvorstellung sowie 5 Stichpunkte, warum Sie perfekt auf diese Stelle passen an Christine Bronzel: c.bronzel@eurolondon.de   Vielen Dank für Ihre Bewerbung bei Euro London Appointments, der größten unabhängigen Personalagentur in Europa, welche auf die Vermittlung von mehrsprachigem Personal spezialisiert ist.  Wir versichern Ihnen, dass alle eingesandten Dokumente höchst vertraulich behandelt werden und Ihre Bewerbung nur mit Ihrer ausdrücklichen Genehmigung an unsere Kunden weitergeleitet wird. Weitere offene Stellenangebote finden Sie auf unserer Webseite www.eurolondon.de.  

  • An internationally recognised law firm is looking to hire a Japanese speaking Legal Secretary with a preferred background in employment law to join their Central London based team. The firm prides itself upon its excellence of service and commitment to every client, and this opportunity is perfect for a good team player who regularly goes the extra mile to support their colleagues. The role requires a professional individual who is fully committed, proactive, good problem solving skills, full awareness of client confidentiality and the ability to handle pressure. RESPONSIBILITIES: -General document production(such as court forms) from basic templates -Legal research using Westlaw or Lexis -Database maintenance (using Interaction or Carpe Diem software) -Diary management, complex travel arrangements, preparing itineraries, processing expenses and schedule coordination - with both internal contacts and third parties -Assisting members of staff where necessary -Providing support at hearings where required -Additional secretarial support during absences of team members SKILLS/EXPERIENCE REQUIRED: -Ability to use MS Office programmes with ease -Full working proficiency in both Japanese and English, with the ability to communicate clearly and in the appropriate tone, both over the phone and through written correspondence -Familiarity with the legal industry, preferably litigation and international arbitration -Good prioritisation, organisation and communication skills -Full flexibility to adapt to demands of the job This is an exciting permanent opportunity beginning immediately. If you are currently available and have the required skill set please send your CV in word format. Thank you for your interest in Euro London Appointments. Please be advised CVs will be treated in the strictest of confidence and that your application will not be forwarded without your permission. We aim to respond promptly to your application however, due to the high level of CVs we receive we are only able to respond to applicants whose profile matches our Clients requirements. For more jobs please visit our website at www.eurolondon.com.

  • In behalf of my client, an international Private Equity Firm with offices around the globe, I am recruiting an Assistant to join their team in Frankfurt Assistant (m/f) Full-time Frankfurt am Main The role Travel arrangements and diary management Working with complex documents, formatting and amending Correspondence in German and English Preparing presentations Assist with diverse projects Organisation of smaller events Other administrative tasks   Requirements Successfully completed vocational training as a legal secretary (m/f), foreign language correspondent (m/f) or commercial education At least two years work experience as an Assistant Fluent German and English, spoken and written Very good MS office skills Team player with a very proactive approach You are organised and a great communicator   If you would like to apply for the above role, please submit your application (CV in English) stating your earliest start date and salary expectations to Laura Schaub via l.schaub@eurolondon.de. Please quote reference number GFLS/3333249 in your cover sheet. Thank you for applying to Euro London Appointments, Europe's largest independent language consultancy. Please be advised that documents will be treated in the strictest of confidence and that your application will not be forwarded to any client without your express permission. To enquire about other vacancies please visit our website at www.eurolondon.com.

  • Unser Kunde, ein international tätiges Private-Equity-Unternehmen mit Standorten u.a. in London, New York und Shanghai sucht derzeit für das Büro in Frankfurt eine/n Teamassistent/in in Vollzeit Frankfurt am Main Ihre Aufgaben Anspruchsvolles Terminmanagement Planung und Koordination von Geschäftsreisen sowie Telefonkonferenzen und Meetings Korrespondenz auf Deutsch und Englisch Vorbereitung und Bearbeitung von Dokumenten Erstellung von Präsentationen Weitere administrative Tätigkeiten   Ihr Profil erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine Ausbildung zur/m Fremdsprachenkorrespondenten/in mindestens 2 Jahre Berufserfahrung als Assistent/in wünschenswert Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sehr gute Kenntnisse in MS Office Sie sind ein Organisationstalent, multitaskingfähig und lernen schnell   Bitte senden Sie Ihre aussagekräftige Bewerbung mit frühestem Eintrittstermin sowie Gehaltsvorstellung unter Angabe der Referenz: GFLS/341412 an Laura Schaub via l.schaub@eurolondon.de. Vielen Dank für Ihre Bewerbung bei Euro London Appointments, der größten unabhängigen Personalagentur in Europa, welche auf die Vermittlung von mehrsprachigem Personal spezialisiert ist.  Wir versichern Ihnen, dass alle eingesandten Dokumente höchst vertraulich behandelt werden und Ihre Bewerbung nur mit Ihrer ausdrücklichen Genehmigung an unsere Kunden weitergeleitet wird. Weitere offene Stellenangebote finden Sie auf unserer Webseite www.eurolondon.de.

  • A consultative company within eCommerce for the fashion and beauty industry are looking for a fluent German-speaking candidate to join the team! This is the perfect opportunity for someone looking to gain experience within an office environment, where you can put your language skills to use. Aside from fashion & beauty, other clients include publishers and PR & Marketing agencies. Your role will include: - Analysing a range of materials, including magazines and social media posts. - Researching new products and brands in the market. - Accurately inputting analysis into the company data platform. Requirements: - Fluency in German - Basic Word and Excel knowledge - Experience within a team environment - Ability to work to deadlines It is advantageous but not essential to have an interest in the beauty industry, as well as experience working with data. This is a permanent role starting immediately. If this is what you are looking for and you have the required skillset please call me on 020 7029 3799 or email your CV in Word format to r.priseman@eurolondon.com. Please be advised CVs will be treated in the strictest of confidence and that your application will not be forwarded without your permission. We aim to respond promptly to your application, however due to the high level of CVs we receive we are only able to respond to applicants whose profile matches our Clients requirements. For more jobs please visit our website at www.eurolondon.com.

  • Our client, a well-reputed international organisation, is recruiting for an Executive Assistant for the corporate sales team. CDD 18 months. Role based in Fontainebleau. Responsibilities: You will provide assistance to the Sales Director and her team. You will be responsible for a wide range of tasks to support the Sales Director and will play a key role in the organisation of her schedule and various projects. This role will also include Business development Assistant duties on portfolios. You will implement and coordinate all aspects of administrative duties, complex calendar management, travel and organisational needs. You will play a key role in client service, consolidating data and follow up of the overall commercial activities with internal/external stakeholders. Profile required: Experience as a PA / Assistant / EA, preferably working with Senior Executives Excellent level of English and French, both oral and written Excellent organization and planning skills Excellent attention to detail, able to multitask Used to working in a fast-paced, changing environment Strong communication skills Confidential and discrete Able to work under pressure and act upon priorities Advanced IT skills: Outlook, Word, PowerPoint, Excel  Salary: 30-35K Please send your CV to m.collins@eurolondon.com

  • Reporting to the Director of Operations, the Operations Manager is a member of Europe, Africa, and Middle East team responsible for managing the company's operations in the region and instituting processes & systems that provide effective internal management. This person will work closely with various EMEA teams including sales, marketing, events, etc. and along with global counterparts to continuously improve operational effectiveness and create processes and systems to support high growth in the region. The Operations Manager will have direct responsibility for managing, developing and providing day to day leadership and oversight to the Operations team. Responsibilities Service operations: Day to day management of all customer and sales service along with event operations activities ensuring all work is delivered within agreed service levels (timeliness and quality). Manage capacity across the team to ensure effective workload balance to meet service targets and release timelines. Build and maintain departmental structure, operating standards, and practices that are responsive and adaptable to evolving business needs. Establish KPIs, measure, review, and report on service levels including output quality and volumes of workload/cases. Salesforce administration: Support day-to-day use of Salesforce by all members in the region to ensure customer and business objectives are achieved. Identify and define business requirements for the region and initiate and prioritize enhancement, gap analysis, and prepare user stories. Partner with Global Operations and IT teams to design, develop, test, release complex workflows rules, validation rules, formulas, custom workflow, process builder, page layouts, custom fields/objects, and other Salesforce.com customisation. Work with various functions and end-users to identify, document, and communicate standard business processes as they relate to Salesforce. Hands-on configuration and data migration experience to execute on requirements in partnership with key stakeholders. Projects and process management: Map the key business processes, document and ensure they are reviewed frequently for updates. Manage operations planning and reporting. Conduct appropriate business analysis in order to propose solutions to support the growth and expansion of the business. Design and implement the necessary automation of processes and systems across the region. Establish standards, parameters and wider expectations for quality, accuracy, timeliness of work expected. Propose initiatives to improve customer experience and drive efficiencies. Drive improvements and make recommendations to enable the ongoing improvement of processes. Team management: Lead and motivate teams to provide an excellent level of service to internal and external customers and to implement the culture of high performance and continuous improvement. Coaches and mentors the operational specialists in performing their day-to-day tasks ensuring goals, KPI's and training plans are clear, managed and aligned with the operational strategy. Qualifications and experience Minimum Bachelor's Degree in a business or IT related field required. Minimum of 3 years of experience leading a diverse group of support functions. Customer service orientation with a demonstrated desire to exceed expectations - ability to serve multiple customers and deliver an excellent employee experience. Certified Salesforce Sales Cloud and Administrator. Strong Stakeholder Management, Project Management & Influencing skills with a good understanding of Lean and Business Process Management techniques. Experience in managing teams across different locations, coaching, mentoring. Technology-savvy with an advanced user of applications like MS Visio, project management solutions, reporting and analytics tools like Qlikview, Power BI, etc. Fluent written and spoken English is a must, additional European language preferred (German, French, Spanish, Polish, Russian).

  • Sie haben Erfahrung in der gehobenen Assistenz, sind kommunikativ und wollen was bewegen? Mein Kunde, einer der größten Anbieter im Bereich Food Services sucht schnellstmöglich Sie als Executive Assistant Vollzeit Frankfurter Umgebung Ihre  Aufgaben Sie unterstützen den Managing Director im Tagesablauf mit folgenden Aufgaben: Sie managen gekonnt den Kalender und jonglieren vorausschauend alle Termine Office Management und Schnittstelle zu anderen Standorten in Europa Erstellung von Präsentationen und Vorbereitung von Unterlagen für Meetings Sie organisieren und buchen Geschäftsreisen Unterstützung und Begleitung von Projekten   Ihr Profil Berufserfahrung in der gehobenen Assistenz erfolgreich abgeschlossenes betriebswirtschaftliches Studium oder kaufmännische Ausbildung verhandlungssichere  Deutsch- und Englischkenntnisse, Sprachkenntnisse in Französisch, Spanisch, Russisch oder Türkisch vorteilhaft, aber nicht zwingend sehr gute Kommunikations- und Netzwerkfähigkeiten Vertraulichkeit und Loyalität   Unser Angebot Abwechslungsreiches Aufgabengebiet in einem Unternehmen welches Ihre Ideen und Ihre Einsatzbereitschaft schätzt und fördert Ihre sehr guten Englischkenntnisse kommen im internationalen Umfeld täglich zum Einsatz   Bitte senden Sie Ihre aussagekräftige Bewerbung mit frühestem Eintrittstermin sowie Gehaltsvorstellung unter Angabe der Referenz: GFLS/341354 Vielen Dank für Ihre Bewerbung bei Euro London Appointments, der größten unabhängigen Personalagentur in Europa, welche auf die Vermittlung von mehrsprachigem Personal spezialisiert ist.  Wir versichern Ihnen, dass alle eingesandten Dokumente höchst vertraulich behandelt werden und Ihre Bewerbung nur mit Ihrer ausdrücklichen Genehmigung an unsere Kunden weitergeleitet wird. Weitere offene Stellenangebote finden Sie auf unserer Webseite www.eurolondon.de.

  • Für den Bereich Finanzbuchhaltung/Kreditorenbuchhaltung suchen wir eine/n Buchhalter/-in (w/m/d) Ort: Brannenburg (Bayern) Vollzeit (38 Stunden) Befristete Stelle für 12 Monate, mit Aussicht auf Übernahme Ihre Aufgaben: -    Verstärken Sie eine internationale erfolgreiche Firma im Beriech Finanz- und Kreditorenbuchhaltung -    Selbstständige Bearbeitung und Verbuchung aller Geschäftsvorfälle -    Mahnwesen schriftlich und telefonisch -    Kontenabstimmung und Kassenführung -    Kreditkartenabrechnung Ihr Profil: -    Erste Berufserfahrung im Buchhaltungsbereich von Vorteil, gerne aber auch Berufseinsteiger -    Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ähnliches -    Teamfähigkeit und Flexibilität -    Gute Englischkenntnisse  in Wort und Schrift Was wir bieten: -    Leistungsgerechte Bezahlung und kurze Entscheidungswege -    Vielseitige Herausforderungen und gute Entwicklungsmöglichkeiten in einem international agierenden Familienunternehmens -    Gleitzeit -    Einen sicheren Arbeitsplatz Sollte diese Stelle interessant für Sie sein oder sollten Sie noch weitere Fragen haben, dann freue ich mich über Ihren Lebenslauf im Word Format an munich@eurolondon.de Vielen Dank, dass Sie sich bei Euro London Appointments beworben haben. Wir sind Europas größte, unabhängige Personalagentur, die sich auf die Vermittlung von mehrsprachigem Personal spezialisiert hat. Wir versichern Ihnen, dass alle eingesandten Dokumente höchst vertraulich behandelt werden und Ihre Bewerbung nur mit Ihrer ausdrücklichen Genehmigung weitergeleitet wird. Wir versuchen so schnell wie möglich auf Ihre Bewerbung zu reagieren, bitten Sie aber um Verständnis, dass wir aufgrund der hohen Anzahl von Bewerbungen, die wir tagtäglich erhalten, nur auf Bewerbungen antworten können, die dem vorgegebenen Anforderungsprofil unserer Kunden entsprechen. Falls Sie Interesse an weiteren offenen Stellenangeboten haben, besuchen Sie uns gerne auf www.eurolondon.de.  

  • Our client is a reputable insurance broker. They are looking to hire an Administrator for their office in central Paris. You will provide prompt, accurate and effective support to the operations of the business unit. This position could be either 4 or 5 days per week.   Responsibilities To complete file reviews to confirm that completed placements were handled in accordance with best practice Assist the account handling teams in ensuring the accurate and timely production of insurance documents, reports and record keeping Maintaining weekly tracking reports and updating tracking steps for outstanding quotes, endorsements, firm orders Assist in the preparation of presentation and briefing papers for clients and prospects Assist in collating information e.g. proposal forms, report & accounts etc to be presented to markets Maintain and keep the filing system/archiving records updated Maintain electronic diary system to ensure that files are appropriately progressed Liaise with Finance, Legal and Compliance teams in London on issues as they arise Support event organisation and any diary management Assist with other administration duties including stationary orders and post, as necessary Provide back-up technical support as required.   Profile required Fluency in both French and English Significant experience in administrative roles Exposure to insurance desirable, but not essential Experience in a role liaising with legal/compliance/finance teams desirable   Salary: 30K€ + benefits   Please send your CV to m.collins@eurolondon.com   Please note that only shortlisted candidates will be contacted